Gestion du courrier au MINESEC

Les bonnes pratiques à mettre en place

Un séminaire de renforcement de capacités des secrétaires, agents de liaison et personnels du courrier du MINESEC a eu lieu le 11 mai 2024 à la salle de conférence de l’hôtel MUNDI à Yaoundé. Ceci dans l’optique de redynamiser les performances de ce personnel dans la gestion du courrier et des dossiers.

L’optimisation de la gestion du courrier contribue à la performance globale d’une entreprise. Sa mise en place nécessite alors savoir-faire et expertise. C’est dans ce but que le Pr Nalova Lyonga, Ministre des Enseignements Secondaires a instruit un séminaire à son personnel. Représentée par son Secrétaire Général, Pr Fabien Nkot, elle aspire à la professionnalisation de la gestion du courrier par son personnel, considéré ici comme la vitrine du ministère.

À l’entame de cette formation, les participants ont été invités à présenter leurs attentes de ce séminaire afin de mieux diriger les exposés et les échanges. Dans son discours d’ouverture, le Secrétaire Général du MINESEC a tenu à souhaiter la bienvenue à tous les membres présents, à réitérer les aspirations de Madame le Ministre par rapport à cette formation et à présenter les différents groupes de participants avant de donner la parole aux intervenants.

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Edouard Abanda Metogo, Directeur du Courrier Gouvernemental et des Archives aux Services du Premier Ministre, a été le premier à s’exprimer. Son propos était axé sur la fonction, la procédure du traitement et d’enregistrement, le classement et l’informatisation du courrier. De plus, il a tenu à rappeler les bonnes pratiques et la déontologie de la gestion du courrier.

A ces acteurs du courrier, il a transmis des outils nécessaires à la manipulation du courrier à savoir : les typologies de classements des dossiers, les applications modernes qui facilitent la manipulation du courrier (MailSoft) et les a exhortés à la protection des intérêts de l’administration publique, de ceux des fonctionnaires acteurs du système et de ceux de l’usager qui est bénéficiaire des services publics.

Pour ce qui est des bonnes pratiques, il appelle le personnel du MINESEC au respect de l’obligation de discrétion professionnelle, au respect du devoir de réserve et au respect de l’obligation de probité morale.

Le deuxième exposé quant à lui a été présenté par Lucelle Ngo Mbong, professeur des Lycées Techniques option Technique Administrative, en fonction au Secrétariat Général du Ministère des Enseignements Secondaires. Son travail était destiné à introduire ses collègues dans le métier et à leurs montrer des ficelles afin de faciliter dorénavant leur travail. Son exposé retraçait alors les articulations suivantes : la gestion et le classement du courrier et l’accueil des usagers au MINESEC. L’oratrice a présenté les différentes pages du registre courrier « arrivée » et « départ » et des dossiers « entrant » et « sortant ». Ensuite, elle a présenté les typologies de classements de dossier (classement thématique, numérique et chronologique). Enfin, les participants ont reçu quelques conseils sur l’accueil physique et téléphonique des usagers et sur la confidentialité qui est la clé de l’éthique professionnelle pour les secrétaires.

Lors des échanges, des suggestions ont été émises afin d’améliorer le service du secrétariat et du courrier : prioriser les formations bilingues pour les secrétaires, déposer les correspondances le plutôt pour qu’ils soient transmises à l’heure, redéployer le service « accueil » et de « relance » au rez de chaussée du ministère afin de désengorger les couloirs et fournir un moyen de locomotion aux agents de liaison.

Lydie AZO’O, Cadre CELCOM

La grande annonce a été faite le 9 avril 2024 par le Professeur Nalova Lyonga, Ministre des Enseignements Secondaires, et Président du Conseil Fédéral de la FENASSCO Ligue « A ».

C’était lors du clap de fin de la grand’messe du sport scolaire, Mokundange-Limbé 2024, au Centenary Stadium de Limbé, à l’issue d’une palpitante rencontre de football mettant aux prises la Région du Centre et la Région de l’Est, pour l’Or dans la catégorie football messieurs. La victoire 2 buts contre 1 de l’équipe de la Région du Soleil Levant était déjà le signe avant-coureur de la grande annonce faite par la patronne du MINESEC.

Outre la forte mobilisation des populations de Limbé au Centenary Stadium, l’on a relevé la présence, aux côtés du Professeur Nalova Lyonga, d’autres invités de haut rang notamment, le Ministre de la Fonction publique et de la Réforme administrative, Joseph Anderson Le, le Ministre de la Jeunesse et de l’Éducation civique, Mounouna Foutsou, le Ministre délégué auprès du Ministre de la Justice, Garde des Sceaux, Jean de Dieu Momo, ainsi que le Secrétaire d’État au Ministère de l’Éducation de Base, Dr Vivian Ashéri Kilo, et le Secrétaire d’État auprès du Ministre des Enseignements Secondaires chargé de l’Enseignement normal, Bayaola Boniface.

Le tout sous la conduite rassurante du Gouverneur de la Région du Sud-Ouest, Bernard Okalia Bilaï et de l’élite politico-administrative et traditionnelle de la Région.

Mokundange-Limbé 2024 aura été de bout en bout un carrefour ludique et instructif pour les jeunes athlètes, autour des valeurs cardinales de patriotisme, de culte de l’effort et de la persévérance, de culture de la tolérance et du vivre ensemble. Limbé, la cité de l’Amitié, a prouvé tout le bien qu’on dit et pense d’elle. L’hospitalité, la sécurité et la sérénité ont été au rendez-vous tout au long des Jeux.

Côté compétition, la Région du Centre poursuit sa razzia et se hisse, pour la quatrième fois consécutive, en tête du classement général des Finales nationales des Jeux FENASSCO Ligue « A », avec 36 médailles en Or, suivie de la Région de l’Extrême-Nord avec 22 médailles en Or. La Région hôte, le Sud-Ouest, glisse au quatrième rang général avec 13 médailles en Or, après la Région du Nord, troisième au classement général, avec 14 médailles en Or.

Les Finales nationales des Jeux FENASSCO Ligue « A », dont le niveau se relève d’une édition à l’autre, se veulent le creuset de la formation holistique des jeunes scolaires à travers un mélange savant du ludique et de l’instructif, tel que consacré depuis Mvomeka’a en 2022 par le Professeur Nalova Lyonga, sous la forme des rencontres vespérales au coin du feu, les très courus Evening Educative Talks. Mokundange-Limbé 2024 n’a pas dérogé à cette tradition.

Limbé a dit aurevoir aux délégations tout en se réjouissant des nombreuses infrastructures, héritage traditionnel des Jeux FENASSCO Ligue « A ». L’on citera dans ce registre et de manière non exhaustive, la construction du monument des Jeux, la construction et l’équipement de deux blocs toilettes ultra modernes, la construction de plusieurs complexes multisports pour le Handball, le Basketball et le Volleyball, la construction et l’équipement d’un château d’eau, la construction de sept points d’eau pour le lavage des mains, plusieurs travaux en électricité et plomberie..., au bénéfice des établissements de la ville.

C’est avec un sentiment de mission accomplie que le Professeur Nalova Lyonga a dit la gratitude du Gouvernement, avant de féliciter particulièrement le Gouverneur de la Région du Sud-Ouest, Bernard Okalia Bilaï, ainsi que le Président de la FENASSCO Ligue « A » et son Bureau Exécutif, pour le déroulement harmonieux de la fête du Sport scolaire à Mokundange-Limbé. Nous n’attendons pas moins à Abong-Mbang/Dimako en 2025.

Aimé Ngidjol, CEA1/CELCOM