Gestion du courrier au MINESEC
Les bonnes pratiques à mettre en place
Un séminaire de renforcement de capacités des secrétaires, agents de liaison et personnels du courrier du MINESEC a eu lieu le 11 mai 2024 à la salle de conférence de l’hôtel MUNDI à Yaoundé. Ceci dans l’optique de redynamiser les performances de ce personnel dans la gestion du courrier et des dossiers.
L’optimisation de la gestion du courrier contribue à la performance globale d’une entreprise. Sa mise en place nécessite alors savoir-faire et expertise. C’est dans ce but que le Pr Nalova Lyonga, Ministre des Enseignements Secondaires a instruit un séminaire à son personnel. Représentée par son Secrétaire Général, Pr Fabien Nkot, elle aspire à la professionnalisation de la gestion du courrier par son personnel, considéré ici comme la vitrine du ministère.
À l’entame de cette formation, les participants ont été invités à présenter leurs attentes de ce séminaire afin de mieux diriger les exposés et les échanges. Dans son discours d’ouverture, le Secrétaire Général du MINESEC a tenu à souhaiter la bienvenue à tous les membres présents, à réitérer les aspirations de Madame le Ministre par rapport à cette formation et à présenter les différents groupes de participants avant de donner la parole aux intervenants.
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Edouard Abanda Metogo, Directeur du Courrier Gouvernemental et des Archives aux Services du Premier Ministre, a été le premier à s’exprimer. Son propos était axé sur la fonction, la procédure du traitement et d’enregistrement, le classement et l’informatisation du courrier. De plus, il a tenu à rappeler les bonnes pratiques et la déontologie de la gestion du courrier.
A ces acteurs du courrier, il a transmis des outils nécessaires à la manipulation du courrier à savoir : les typologies de classements des dossiers, les applications modernes qui facilitent la manipulation du courrier (MailSoft) et les a exhortés à la protection des intérêts de l’administration publique, de ceux des fonctionnaires acteurs du système et de ceux de l’usager qui est bénéficiaire des services publics.
Pour ce qui est des bonnes pratiques, il appelle le personnel du MINESEC au respect de l’obligation de discrétion professionnelle, au respect du devoir de réserve et au respect de l’obligation de probité morale.
Le deuxième exposé quant à lui a été présenté par Lucelle Ngo Mbong, professeur des Lycées Techniques option Technique Administrative, en fonction au Secrétariat Général du Ministère des Enseignements Secondaires. Son travail était destiné à introduire ses collègues dans le métier et à leurs montrer des ficelles afin de faciliter dorénavant leur travail. Son exposé retraçait alors les articulations suivantes : la gestion et le classement du courrier et l’accueil des usagers au MINESEC. L’oratrice a présenté les différentes pages du registre courrier « arrivée » et « départ » et des dossiers « entrant » et « sortant ». Ensuite, elle a présenté les typologies de classements de dossier (classement thématique, numérique et chronologique). Enfin, les participants ont reçu quelques conseils sur l’accueil physique et téléphonique des usagers et sur la confidentialité qui est la clé de l’éthique professionnelle pour les secrétaires.
Lors des échanges, des suggestions ont été émises afin d’améliorer le service du secrétariat et du courrier : prioriser les formations bilingues pour les secrétaires, déposer les correspondances le plutôt pour qu’ils soient transmises à l’heure, redéployer le service « accueil » et de « relance » au rez de chaussée du ministère afin de désengorger les couloirs et fournir un moyen de locomotion aux agents de liaison.
Lydie AZO’O, Cadre CELCOM